Ce înseamnă în practică obligația de eFactura pentru un service auto și cum se trimite o factură la ANAF, fără portalul deschis manual la fiecare factură.
eFactura este sistemul național prin care facturile emise între firme din România ajung la ANAF sub forma unui fișier electronic standardizat (UBL 2.1), transmis prin platforma SPV. Scopul lui este să dea statului o evidență electronică, în timp real, a facturilor emise, nu doar o declarație depusă periodic. Pentru un service auto sau o vulcanizare, asta înseamnă că facturile emise către firme - nu neapărat cele către persoane fizice - trebuie urmate de acest pas suplimentar de trimitere electronică.
Trimisă manual, prin portalul ANAF, fiecare factură cere încărcarea fișierului XML generat separat, autentificare cu certificat digital și verificarea periodică a stării ei - acceptată, respinsă sau în procesare. La un volum de câteva facturi pe lună, e gestionabil. La zeci de facturi, pasul suplimentar devine ușor de omis, mai ales în perioadele cu mult de lucru la atelier, iar o factură netrimisă în termenul legal de 5 zile poate deveni o problemă de conformitate.
Un program de facturare integrat cu eFactura, cum este Berlin Star, elimină pasul manual: factura emisă în aplicație este convertită automat în formatul UBL 2.1 și trimisă la ANAF prin SPV, folosind certificatul digital al firmei, conectat o singură dată la configurare. Răspunsul semnat de ANAF - acceptare sau respingere - este arhivat alături de factura originală, de obicei pentru perioada legală de 10 ani. Dacă termenul de trimitere se apropine și o factură nu a fost încă transmisă, o alertă în aplicație semnalează asta, ca să nu se ajungă la o întârziere.
Automatizarea trimiterii nu elimină nevoia de a verifica periodic, împreună cu contabilul, dacă toate facturile relevante au fost trimise corect și dacă firma se încadrează în regulile curente de obligativitate - acestea pot varia în funcție de tipul de activitate și de partenerii facturați. Un program care arhivează răspunsurile ANAF alături de facturi face această verificare mult mai simplă, pentru că istoricul complet este deja într-un singur loc, nu împrăștiat între portalul ANAF și arhiva internă a firmei.
Pentru detalii despre cum funcționează acest flux în Berlin Star, vezi pagina dedicată eFactura pentru service auto, sau despre cum se emite o factură direct dintr-un deviz.