La schimbul de sezon, o evidență bine organizată face diferența dintre câteva secunde și câteva minute de căutare pe client.
Un hotel de anvelope strânge, în câteva luni, seturi de la toți clienții care au optat să își lase anvelopele la depozitare. Problema nu e depozitarea în sine, ci găsirea rapidă a setului corect atunci când clientul se întoarce - de obicei într-o perioadă scurtă, de câteva săptămâni, în care vin mulți clienți deodată. O evidență ținută pe hârtie sau în fișe izolate, fără legătură directă cu fișa clientului, obligă la căutare manuală printre rafturi sau printre notițe.
Primul principiu de bază este legarea fiecărui set de anvelope de fișa clientului și, dacă e posibil, de mașina lui specifică. Astfel, căutarea se face după nume sau după numărul de înmatriculare, nu după un cod de depozitare pe care clientul nu îl reține. Un sistem care arată direct rândul, raftul și poziția unde e depozitat un set, la o simplă căutare, elimină plimbarea printre rafturi doar pentru a verifica vizual.
Marca, dimensiunea, codul DOT și adâncimea profilului sunt detalii care, notate corect la cazare, evită confuziile ulterioare - mai ales când un client are mai multe seturi depozitate în ani diferiți. Posibilitatea de a corecta aceste detalii ulterior, cu creionul, dacă s-a greșit ceva la înregistrare, evită nevoia de a șterge și reintroduce o cazare întreagă pentru o corecție mică.
Cel mai frecvent caz la schimbul de sezon este scoaterea unui set deja depozitat, urmată imediat de cazarea setului scos de pe mașină. Tratarea acestor două operații ca un singur flux - nu ca două proceduri separate - reduce timpul petrecut per client și reduce și riscul de a omite înregistrarea noii cazări. La scoatere, notarea destinației anvelopelor - montate pe mașină sau predate clientului - păstrează un istoric util pentru rapoartele ulterioare.
Un hotel de anvelope bine organizat ține și istoricul: când a intrat și când a ieșit fiecare set, ce anvelope au fost și ce s-a întâmplat cu ele. Acest istoric, vizibil direct din fișa clientului, ajută atât la discuții cu clientul despre starea anvelopelor lui, cât și la verificări interne, fără să fie nevoie de o arhivă separată de hârtii.
Detaliile despre cum funcționează acest flux în Berlin Star sunt pe pagina hotel anvelope, cu exemple video în tutoriale.